Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC trong tiếp nhận, giải quyết TTHC
Ngày 06/12/2021, Chính phủ ban hành Nghị định 107/2021/NĐ-CP về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 61/2018/NĐ-CP về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính, ngoài việc thực hiện các quy định trong tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính tại Điều 17, Điều 18, Điều 19 và Điều 20 của Nghị định 61/2018/NĐ-CP, Nghị định 107/2021/NĐ-CP đã bổ sung thêm một số nhiệm vụ số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC đối với cán bộ, công chức, viên chức như sau:
* Tiếp nhận hồ sơ thủ
tục hành chính:
Kiểm tra, xác thực tài
khoản số của cá nhân, tổ chức thông qua số định danh cá nhân của công dân Việt
Nam hoặc số hộ chiếu (hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế) của người nước
ngoài và mã số của tổ chức theo quy định. Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có
tài khoản số, cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận Một cửa hướng dẫn thực hiện
hoặc tạo tài khoản cho cá nhân, tổ chức trên Cổng Dịch công quốc gia hoặc Cổng
Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh. Trường hợp ủy quyền giải quyết thủ tục hành
chính, tài khoản số được xác định theo số định danh của tổ chức, cá nhân ủy
quyền.
Thực hiện kiểm tra dữ
liệu điện tử của các thành phần hồ sơ thủ tục hành chính. Trường hợp thông tin,
dữ liệu, hồ sơ, giấy tờ điện tử có giá trị pháp lý của tổ chức, cá nhân được
kết nối, chia sẻ giữa các cơ sở dữ liệu quốc gia với Hệ thống thông tin một cửa
điện tử thì tổ chức, cá nhân không phải khai lại thông tin thông tin hoặc nộp
lại hồ sơ, giấy tờ, tài liệu; cán bộ một cửa kiểm tra và chuyển vào hồ sơ thủ
tục hành chính điện tử cho tổ chức, cá nhân. Trường hợp khi tiếp nhận, phát
hiện thông tin trong hồ sơ, giấy tờ chưa có sự thống nhất với thông tin, dữ
liệu, hồ sơ, giấy tờ điện tử trong các cơ sở dũ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu
chuyên ngành thì thực hiện tiếp nhận hồ sơ giấy; việc điều chỉnh, sửa đổi thông
tin thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
Đối với thành phần hồ
sơ là kết quả giải quyết thủ tục hành chính hoặc phải số hóa theo quy định của
pháp luật chuyên ngành mà chưa có dữ liệu điện tử, cán bộ một cửa thực hiện sao
chụp, cán bộ một cửa thực hiện sao chụp, chuyển thành tài liệu điện tử trên hệ
thống thông tin, cơ sở dữ liệu và chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, toàn vẹn,
chính xác của các nội dung theo bản giấy. Ký số vào tài liệu đã được số hóa theo
quy định trước khi chuyển hồ sơ đến cơ quan, đơn vị có thẩm quyền giải quyết.
Đối với thành phần hồ
sơ chưa có dữ liệu điện tử còn lại, theo yêu cầu quản lý, Bộ trưởng, Thủ trương
cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ (đối với trường hợp cơ quan thực hiện
cơ chế một cửa, một cửa liên thông theo quy định tại khoản 5, Điều 2 Nghị định
61/2018/NĐ-CP) quyết định việc tổ chức thực hiện số hóa đối với TTHC thuộc thẩm
quyền giải quyết của bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các cơ
quan, đơn vị trực thuộc; Chủ tịch UBND cấp tỉnh quyết định việc tổ chức thực
hiện số hóa đối với thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của các cấp
chính quyền trên địa bàn tỉnh, thành phô trực thuộc trung ương.
* Giải quyết thủ tục
hành chính:
Kiểm tra thông tin
trên tài liệu điện tử mà Bộ phận Một cửa chuyển đến và cập nhật thông tin, dữ
liệu điện tử trên hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu, ký số của cơ quan, tổ chức
vào bản sao y đối với thành phần hồ sơ phải số hóa thuộc phạm vi quản lý của cơ
quan, đơn vị.
Dữ liệu điện tử của
giấy tờ phải có tối thiểu các trường thông tin: Mã loại giấy tờ; số định danh
của tổ chức, cá nhân, trường hợp cá nhân không có số định danh cá nhân thì phải
bổ sung họ tên, năm sinh, ngày cấp, cơ quan cấp; tên giấy tờ; trích yếu nội
dung chính của giấy tờ; thời hạn có hiệu lực; phạm vi có hiệu lực (nếu có). Các
thông tin, dữ liệu khác được thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên
ngành.
Trường hợp phải thẩm
tra, xác minh, lấy ý kiến các cơ quan liên quan trong quá trình xủ lý hồ sơ,
kết quả thẩm tra, xác minh và kết quả trả lời của cơ quan liên quan phải được
số hóa theo dữ liệu điển tử để lưu vào hệ thốn thông tin, cơ sở dữ liệu, trừ
trường hợp pháp luật có quy định khác.
Kết quả giải quyết thủ
tục hành chính trình cấp có thẩm quyền ký số, phát hành theo quy định pháp luật
về công tác văn thư để trả bản giấy và bản điện tử cho tổ chức, cá nhân,
trừ trường hợp thủ tục hành chính chỉ quy định cung cấp bản kết quả giải quyết
điện tử hoặc tổ chức, cá nhân đề nghị chỉ cung cấp bản kết quả giải quyết điện
tử.
Khi có kết quả giải
quyết thủ tục hành chính thành công, các hồ sơ, giấy tờ được số hóa, có giá trị
pháp lý trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính thì được sử
dụng trong thực hiện các thủ tục hành chính khác của tổ chức, cá nhân.
* Kết quả giải quyết
thủ tục hành chính:
Kết quả giải quyết thủ
tục hành chính điện tử được gắn mã số giấy tờ và lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu
quốc gia hoặc Cơ sở dữ liệu chuyên ngành hoặc Kho dữ liệu hồ sơ thủ tục hành
chính của Hệ thống giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh. Mã số giấy
gồm hai thành phần là mã số định danh của cá nhân, tổ chức và mã loại giấy tờ
trong đó mã loại giấy tờ đối với kết quả giải quyết thủ tục hành chính được
thống nhất sử dụng theo mã loại kết quả giải quyết thủ tục hành chính trên Cơ
sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính.
Kết quả giải quyết thủ
tục hành chính điện tử được cho tổ chức, cá nhân tên Cổng Dịch vụ công quốc gia
hoặc Cổng Dịch vụ công cấp bộ, caaos tỉnh, trừ trường hợp thủ tục hành chính
theo quy định của pháp luật chuyên ngành phải có mặt để trực tiếp nhận kết quả.
Kết quả giải quyết thủ
tục hành chính bằng bản giấy được trả theo quy định, trừ trường hợp thủ tục
hành chính chỉ quy định cung cấp bản kết quả giải quyết điện tử cho tổ chức, cá
nhân.
* Lưu trữ hồ sơ thủ
tục hành chính điện tử:
Thời hạn bảo quản hồ
sơ thủ tục hành chính điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu
trữ và pháp luật chuyên ngành.
Hồ sơ giải quyết thủ
tục hành chính được lưu trữ điện tử và do cơ quan có thẩm quyền giải quyết quản
lý trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh.
Văn phòng HĐND và UBND
huyện